第7章 圣地 2

要准备什么资料呢？”林夕一连串问了一大堆问题。

    “各部门老大的名单我那有，等下Email给你，会议通常发Email通知，不过最好在会前一个小时给没有反馈参会回执的人再打个电话以免他们没看到邮件。舒总的会一般在403开，他没说的话应该不需要准备资料，你发会议通知上就说是工作讨论会就行了。对了，别忘了让行政部的帮忙准备茶水，找李梅帮你安排，她人很好的，你叫她李姐就行了”刘莉干净利落地回答了林夕的所有问题。

    “哦，我知道了，谢谢啊，谢谢！”林夕的感激之情真是无以言表。

    林夕去接了杯开水，回来就收到刘莉的邮件，她赶紧把通知发出去，然后去403会议室看了一下桌椅是否齐全，然后在内网通讯录里查到各部门经理的电话，想着以后三个月可能要经常和他们打电话，就把所有电话都存到手机里。接着就去行政部找李梅，在通讯录里看到李梅是行政部的一名主管。行政部和林夕在同一个大办公室办公，昨天刘莉已经带她去认识了几个人，只是要记住所有人，显然还需要一段时间。林夕看到所有有座位前面都贴着一个铭牌，写着名字和职务，就一个个找过去。在第一排的第四个位子前面她发现了李梅的名字，座位上坐着的是一个四十岁左右的中年女人，瓜子脸，大眼睛，高鼻子，樱桃小嘴，披着齐肩的长发，发尾烫着梨花小卷，看得出她年轻时一定是个大美人。林夕走过去说：“你好，李主管，我叫林夕，是新来的助理，舒总十点钟要在403召开部门经理会议，麻烦你安排人准备茶水。”

    “你就是小林啊，昨天我不在，今天才听他们说新来了一个漂亮的林助理。不要叫李主管，以后叫我李姐就行了，他们都这么叫我。还有啊，以后会议茶水准备这种事，发会议通知的时候抄我一份就行了，不用麻烦你亲自跑来跟我说的。”

    “好的，我刚来，许多工作流程还不知道，以后就按李姐说的做，谢谢李姐教我这么多。”李梅说话时一直面带微笑，这让林夕倍感亲切，因此说起话来也就没那么拘谨了。

    林夕回到座位，开始思考还有什么需要准备的没有，这可是总经理开的会，很可能对公司有重大影响，可不能有一点疏漏。林夕突然想起在一次培训课上听到的关于“九段秘书”的言论，说的是在一次会议组织过程中：一段秘书发通知、二段秘书抓落实、三段秘书重检查……

    九段秘书可以同时做到：发通知、抓落实、勤准备、重检查、细准备、作记录、发记录、定责任、定标准。据说秘书做到九段就成CEO了，林夕并不想成为CEO，只想在这三个月做一个合格的助理，然后去技术部安心做个小技术员。她想做不到九段，至少也要做到四、五段才算的上是一个合格的助理吧！林夕想，等下要详细记录会议内容，然后还要整理一个纪要发给参会者，写字速度肯定是没法和说话速度比，要是能有一个录音笔就好了，用手机也行啊，林夕想起她的手机是有录音功能的。

    九点半的时候，林夕检查了一下邮箱，发现所有参会人都已经给她反馈了参会回执，这让他惊奇不已。在以前的公司偶尔要组织一些需要各部门领导参加的评审会，会议总是会因为领导凑不齐而一再推迟。因此，在林夕的心目中，稍微大一点的公司，只要是中层以上的领导就会忙的不可开交，他们一般都是一个会叠着另一个会，往往是哪个会“重要”就先开哪个会。所谓的重要与不重要就是看召集开会的人的职位高低，下属部门的邀请会理所当然被排在最末尾。下属部门的邀请会一般都是决策会，领导不来，许多事情定不了，下面的人不敢拍板，工作只好搁置。上级领导召开的会多数都是汇报会，也就是邀功请赏的，早一天晚一天开其实也没什么大影响，但是由于前者影响的是公司的利益，后者耽误的是个人的前途，在职场是没有人会为了公司的利益而耽误自己的前途的，因为，即使你做了也没人知道，因此，才会出现这种本末倒置的现象。在职场，正直、坦诚、奉献、与人无争的人是没有发展空间的，职场是虚伪、善辩、夸夸其谈，锱铢必较者的天下。

    十点钟的时候人力部、财务部、技术部、采购部、销售部、制造部、市场部的经理，加上两位总经理都准时到达了会议室。看他们都到齐了，林夕心里一块石头终于落地了她最怕组织会议领导不来了。另外，开会时，一般大领导都是要迟到的，看到老大们都这么准时，她太高兴了，那颗心恨不得一边在肚子里跳舞一边呐喊：峰华万岁，峰华真好，连领导都这么乖。

    “各位经理，我们现在开始开会。”舒磊说。

    “各位都知道，今年四月份，我们公司进入了MF的供应体系，但是我们还只是临时的供应商。明年初，我们将接受MF的供应资质考察，如果通过考察，我们将成为MF的长期合作伙伴。大家都知道，汽车行业目前和未来一段时间都会处在飞速发展时期，我们只有搭上这班车才能保证在未来几年立于不败之地。因此，不管是从提升公司的销售业绩上来说，还是从提升公司的行业地位来说，这都是一个重要的机遇。所以，我希望各部门都要做好万全的准备，这次机会我们志在必得。下面我说一下我们要做的准备工作，当然，我想到的肯定有疏漏，待会请各位补充……”

    会议进行了一个小时左右，一结束，林夕马上开始梳理会上的布置的工作。林夕不知道峰华对会议纪要有没有什么具体的格式要求，她很讨厌那些大公司把个会议纪要整的花里胡哨的作风。她觉得，会议纪要其实就是一个备忘录，目的就是记录会议形成的决议性的东西，以便指导后期工作，一些大公司特别是大公司的二级部门开会，往往是你一言我一语，议而不决，马拉松似的会议开了一次又一次，一件事情都没达成共识，纪要都不知道该如何写。但是又想让上级领导知道他们是做了事的，于是写了个宣传稿，装进做的很标准的模板里就算会议纪要了，就这种追求形式主义的作风，效率不低才怪呢。